7 otázek, které si položit před zařizováním nové kanceláře

Autor: Ing. Petr Kučava

Pořízení nového vybavení bývá často spojeno s výběrem stolů, židlí nebo úložných prostor. Ve skutečnosti ale úspěšné kanceláře nevznikají náhodou. Nejdříve je potřeba promyslet, jak budou zaměstnanci prostory využívat a jaké činnosti v nich budou během dne vykonávat. Teprve poté přichází na řadu kancelářský nábytek a konkrétní vybavení.

1. Kolik lidí bude kancelář skutečně využívat?

Nestačí vycházet z aktuálního počtu zaměstnanců. Vyplatí se počítat také s budoucím rozšířením týmu nebo změnou pracovního režimu. Kancelář by měla nabídnout dostatek prostoru nejen dnes, ale i za několik let.

2. Jakým způsobem lidé pracují?

Jiný prostor potřebuje účetní oddělení, jiné podmínky obchodní tým nebo projektoví manažeři. Dobré je zamyslet se například nad tím, kolik času zaměstnanci tráví:

• individuální prací,
• týmovými poradami,
• online schůzkami,
• telefonickou komunikací.

Odpovědi pomohou určit, zda budou vhodnější otevřené kanceláře, uzavřené místnosti nebo jejich kombinace.

3. Jaké vybavení bude používáno každý den?

Při výběru nábytku se vyplatí sledovat nejen vzhled, ale i odolnost, ergonomii a možnosti budoucích úprav. Kvalitní kancelářský nábytek by měl vydržet každodenní používání a současně umožnit snadné přizpůsobení měnícím se potřebám firmy.

4. Nechybí místo pro neformální setkání?

Krátké porady často není nutné pořádat ve velké zasedací místnosti. Menší jednací kout nebo relaxační zóna mohou usnadnit komunikaci a omezit zbytečné rezervace zasedacích prostor.

5. Myslí kancelář i na návštěvy?

Do firmy nepřicházejí pouze zaměstnanci. Obchodní partneři, uchazeči o zaměstnání nebo klienti si vytvářejí první dojem během několika minut. Recepce, jednací místnosti i čekací prostory by měly působit reprezentativně a zároveň nabídnout dostatek pohodlí.

6. Lze kancelář snadno upravit?

Potřeby firem se mění rychleji než dříve. Variabilní dispozice nebo modulární vybavení usnadňují reorganizaci bez rozsáhlých stavebních úprav.

7. Je návrh připraven i pro budoucnost?

Poslední otázka bývá často nejdůležitější. Dobrý návrh kanceláře nevychází pouze z aktuálních potřeb společnosti. Zohledňuje také očekávaný růst firmy, nové technologie i změny ve způsobu práce. Když se všechny důležité oblasti promyslí ještě před realizací, vznikne pracovní prostředí, které bude dlouhodobě podporovat efektivitu i spokojenost zaměstnanců.